Interna rapporteringskanaler enligt den nya Visselblåsarlagen

Enligt en ny Visselblåsarlag ska företag med mellan 50 -249 arbetstagare ha en intern rapporteringskanal och ett förfarande om rapportering på plats senast den 17 december 2023. 

Bakgrund och införandetidpunkt

Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (Visselblåsarlagen) bygger på och genomför EU:s visselblåsardirektiv. Lagen trädde i kraft den 17 december 2021 och ersatte då den äldre visselblåsarlagen som fanns i Sverige. Lagen har olika genomförandetidpunkter för de interna rapporteringskanalerna att vara på plats.

Verksamhetsutövare som driver privat verksamhet och som vid ingången av kalenderåret har 50 -249 arbetstagare senast den 17 december 2023 ha en intern rapporteringskanal och förfaranden för rapportering och uppföljning på plats. För övriga verksamheter, såsom offentliga verksamheter och verksamheter med fler än 250 anställda, var datumet den 17 juli 2022.

Vid beräkning av antalet anställda bör samtliga arbetstagare, oavsett anställningsform eller arbetstidsmått, inkluderas i antalet arbetstagare i syfte att ytterligare underlätta bestämmelsens tillämpning.

Visselblåsarreglerna ska inte sammanblandas med reglerna om meddelarfrihet för offentligt anställda. Det finns dessutom information som undantas från visselblåsarlagens tillämpningsområde, såsom inom verksamheter som omfattas av säkerhetsskydds- och försvarslagstiftning, information som rör nationell säkerhet eller sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Detta kommer ej att gås igenom i denna artikel.
 

Viktiga begrepp för att förstå lagstiftningen

I 1 kap 2 § räknas ett par viktiga begrepp upp som vi här beskriver lite närmre;

• Rapportering – Med rapportering avses muntligt eller skriftligt lämnande av information om missförhållanden genom rapporteringskanalen. Den rapporterande personen i texten nedan avses i vardagligt tal ”visselblåsaren”.
• Arbetsrelaterat sammanhang – Nuvarande eller tidigare arbetsverksamhet i den offentliga eller privata sektorn genom vilken, oberoende av verksamhetens art, personer förvärvar information om överträdelser och i vilken dessa personer skulle kunna utsättas för repressalier om de rapporterar den informationen. Det måste alltså vara information som förvärvas i arbetet.
• Information om missförhållanden – Både handlanden och underlåtenheter avses och oavsett om det rör ett uppsåtligt eller oaktsamt agerande eller om missförhållandena har sin grund i omständigheter som ingen särskild person kan lastas för. Även försök att dölja ett missförhållande kan vara ett sådant handlande som är ett missförhållande, likaså rena olyckshändelser.
• Allmänintresse – För att det ska finnas ett allmänintresse (jmf samhällsintresse) krävs att missförhållandena angår en krets av personer som kan betecknas som allmänheten. Det räcker inte att det är av så kallat sensationsvärde eller ett nyfikenhetsintresse. För att missförhållandena ska anses ha ett allmänintresse måste de nå upp till en viss allvarlighetsgrad.
  
  Det ska som huvudregel således inte enbart angå endast den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållande.
  
  Personliga missförhållanden som endast påverkar den rapporterande personen löses vanligtvis bäst genom exempelvis förhandling i enlighet med kollektivavtal, tvistelösningsmetoder i enlighet med arbetsrättslig lagstiftning för att lösa arbetstvister samt arbetsmiljölagens möjliga åtgärder genom exempelvis skyddsombud för att åtgärda arbetsmiljöproblem.

För att erhålla det skydd som lagen ställer upp för den rapporterande personen såsom anonymitet och skydd mot repressalier, är det således viktigt att nivån på missförhållandena uppnås till sådan grad som lagen är tänkt att omfatta, likaså att det är ett allmänintresse för det som rapporteras, i annat fall riskerar man att stå utan skydd.
 

Den interna rapporteringskanalen och förfarande för rapportering och uppföljning

Lagens kap 5 beskriver det som är det centrala i lagstiftningen, nämligen att verksamhetsutövaren är skyldig att ha interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning.

Vid införande av en sådan intern rapporteringskanal bör verksamheten göra en bedömning av om förhandling behöver göras med facket och/eller en riskbedömning enligt arbetsmiljölagen behöver vidtas. Likaså ska en konsekvensbedömning göras enligt reglerna i Dataskyddsförordningen (se mer om GDPR längre ner). Lagen ställer inga krav på att det ska finnas ett tekniskt system för rapportering utan den beskriver vilka funktioner eller ett krav ett internt visselblåsarsystem ska uppfylla.

• De interna kanalerna som upprättas ska göra det möjligt att rapportera missförhållanden muntligt eller skriftligt, eller båda delarna. Muntlig rapportering ska kunna ske per telefon eller via andra röstmeddelandesystem och, på begäran av den rapporterande personen, vid ett fysiskt möte inom en rimlig tidsfrist.
• Det ska på arbetsplatsen finnas tydliga interna rutiner för hur rapportering av missförhållanden ska tas emot, följas upp och återkopplas.
• Inte endast anställda utan även exempelvis praktikanter och konsulter ska kunna använda den interna rapporteringskanalen och erhålla motsvarande skydd mot repressalier.
• Den person eller enhet som utsetts att hantera rapporteringen måste vara oberoende och självständig. En opartisk person eller oberoende avdelning som är utsedd som behörig att följa upp rapporter, kan vara samma person eller enhet som den som tar emot rapporterna och som kommer att stå i kontakt med den rapporterande personen och, när så är nödvändigt, be om ytterligare information från och lämna återkoppling till den rapporterande personen, om inte sekretess omöjliggör återkoppling. Den som hanterar visselblåsarärenden är enligt lagen belagd med tystnadsplikt.
• Den rapporterande personens identitet samt alla tredje parters identitet som omnämns i rapporten ska sekretesskyddas och åtkomst för obehörig personal förhindras. Den person som hanterar ett uppföljningsärende får inte röja en uppgift som kan avslöja identiteten på den rapporterande personen eller på någon annan enskild som förekommer i ärendet. Begreppet enskild avser både fysisk och juridisk person.
• Den rapporterande personen ska inom 7 dagar från mottagandet få en bekräftelse av mottagandet av rapporten. Detta gäller dock inte om den rapporterande personen avsagt sig bekräftelsen eller om det kan antas att en bekräftelse skulle röja dennes identitet eller rapportering.
• En rimlig tidsfrist för att lämna återkoppling som inte överstiger tre månader från bekräftelsen av mottagandet eller, om ingen bekräftelse sänts till den rapporterande personen, efter utgången av sjudagarsperioden från mottagandet.

Privata verksamhetsutövare ska bevara skriftliga rapporter och dokumentation av muntlig rapportering så länge som det är nödvändigt, dock inte längre än två år efter att ett uppföljningsärende har avslutats.

Sanktionen av brott mot tystnadsplikten följer av Brottsbalkens kap 20 § 3, att den som röjer en uppgift som han/hon är skyldig att hemlighålla ska dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år.

Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet och får rikta föreläggande mot alla de verksamhetsutövare som omfattas av skyldigheten att ha interna rapporteringskanaler och förfaranden. Ett beslut om föreläggande får förenas med vite.
 

Glöm inte GDPR

Precis som i all hantering av personuppgifter i en verksamhet måste Dataskyddsförordningen (GDPR) med dess regler beaktas även vid behandling av personuppgifter i ett visselblåsarärende.

Verksamhetsutövare med mer än 50 anställda som enligt lagen inrättar en sådan intern rapporteringskanal behöver inte ansöka om något särskilt tillstånd för denna behandling, men en konsekvensbedömning ska dock upprättas och behandlingen ska föras in i ert register för personuppgiftsbehandlingar. Den rättsliga grunden för att få behandla personuppgifter i den interna rapporteringskanalen är rättslig förpliktelse enligt Dataskyddsförordningen art 6.1.C. Om rapporteringen sker muntligt och spelas in så måste den rapporterande parten ha lämnat sitt samtycke till detta.
 

Mer information

Visselblåsarlagen - Arbetsmiljöverket (av.se)